Pastaraisiais metais esanti tiek užsienio, tiek vietinių įmonių plėtra lėmė nuoseklų aukštos kokybės, patogiai pasiekiamų ir ergonomiškų biurų projektų augimą. Kokybiškos darbo erdvės tapo savaime suprantama higiena, kas skatina įmones aktyviau investuoti į darbo aplinką, o tinkamo biuro pasirinkimas – strateginiu sprendimu. Tačiau esant plačiam verslo centrų pasirinkimui, kyla klausimas – kaip išsirinkti tinkamiausias patalpas ir į ką būtina atkreipti dėmesį?
„Biuras nebėra tik vieta, kurioje stovi stalai. Tai erdvė, kurioje formuojasi komandos kultūra, priimami sprendimai ir kuri daro įtaką įmonės įvaizdžiui. Todėl pasirinkdami naujas patalpas turėtumėte žiūrėti plačiau nei tik į kvadratinio metro kainą.
Verta išanalizuoti ir tokius praktinius aspektus kaip patogus darbuotojų susisiekimas kasdien iki biuro tiek automobiliu, tiek viešuoju transportu. Svarbu įsitikinti, ar biuras padės siekti ilgalaikių verslo tikslų.
Prieš pasirenkant biurą, reikėtų atsakyti į kelis esminius klausimus, kurie padės suprasti, ar pasirinkta erdvė tikrai tinka jūsų komandai ir strategijai“, – teigia Sandra Jovaišaitė, NT rinkos ekspertė.
Patogi darbo vietos lokacija – motyvacija darbuotojams
Anot S. Jovaišaitės, biuro lokaciją galima rinktis dviem būdais. Pirmasis – įvertinti darbuotojų gyvenamąsias vietas ir pasirinkti patogią vietą, atsižvelgiant į jų kelionės atstumus bei galimybes. Antrasis – rinktis objektus, nelabai nutolusius nuo dabartinio biuro, taip mažiausiai trikdant įprastą darbuotojų maršrutą, suderintą su darželiais, mokyklomis ar kitais kasdieniais poreikiais.
„Nors antrasis būdas gali atrodyti patrauklesnis, jo nereikėtų priimti aklai. Nauja lokacija kartais gali pagerinti susisiekimą viešuoju transportu. O analizė, kur gyvena komanda, gali atskleisti, kad optimaliausia vieta visiems nėra šalia dabartinio biuro“, – tvirtina S. Jovaišaitė.
Jei kyla problemų dėl susisiekimo, verta rinktis biurą lokacijose, kurios maksimaliai palengvina kelionę. Pavyzdžiui, verslo centrai Konstitucijos prospekte, tokie kaip „Sąvaržėlė“, „Artery“ ar „k29”, įsikūrę taip, kad tiek darbuotojai, tiek klientai lengvai pasiektų centrinį verslo rajoną iš skirtingų miesto dalių.
Pasak ekspertės, vieta ypač svarbi ir pritraukiant naujus darbuotojus. Patogus susisiekimas, trumpesnis kelionės laikas ir patogus parkavimas ne tik palengvina kasdienybę, bet ir yra vienas pagrindinių veiksnių, dėl kurių darbuotojai vertina darbo vietą. Tyrimai rodo, kad nepatogus susisiekimas dažnai tampa priežastimi, dėl kurios darbuotojai vengia lankytis biure.
Racionaliai apgalvokite ir įvertinkite patalpų poreikį
S. Jovaišaitė pabrėžia, jog įmonėms visada rekomenduoja racionaliai įvertinti biuro patalpų poreikį.
„Pastarieji metai, kai daug darbuotojų dirbo iš namų, išmokė klientus atsargiau planuoti kvadratinius metrus, todėl šiandien biuro plotą verslai renkasi apgalvotai. Tradicinė rinkos taisyklė vis dar galioja: vienai darbo vietai rekomenduojama skirti apie 10–12 kv. m.
Tačiau darbo vietų skaičių verta derinti su biuro lankomumo tendencijomis ir įmonės darbo iš namų politika. Dažniausiai saugus planavimo rodiklis – kad biure nuolat būtų apie 60–70 proc. darbuotojų skaičiaus darbo vietų“, – nurodo ekspertė.
Planuojant biuro plotą, svarbu įvertinti ir patalpų funkcionalumą. Reikia atsižvelgti į įmonės specifiką – kiek darbas reikalauja individualaus susikaupimo, o kiek – veikimo komandose? Ar biuras bus tik darbo vieta, ar taps susitikimų, bendradarbiavimo ir socializacijos erdve?
„Lietuvoje nuomininkai dažnai renkasi subalansuotus sprendimus, kurie užtikrina tiek komandos bendradarbiavimo poreikius, tiek koncentruoto darbo erdves, taip pat patogias socializacijos zonas“, – teigia S. Jovaišaitė.
Jos teigimu, pagrindinė rizika taupant įrengimo kaštus arba kvadratinius metrus – per didelės atviros erdvės, darbo vietos nepatogiose praeinamose zonose arba nededikuotos darbuotojams, kurie dažnai lankosi biure. Tokiais atvejais verta apsvarstyti personalizuotų darbo vietų sukūrimą.
Dar vienas dalykas, kurio verta nepamiršti renkantis biurą – pasitarimų kambariai, ypač skambučių ar vienas su vienu pokalbių erdvės. Šis poreikis tampa itin svarbus planuojant atvirų erdvių biurus, kad darbuotojai galėtų produktyviai dirbti ir bendrauti be trukdžių.
Žema kvadratinio metro kaina nereiškia mažiau išlaidų
Ekspertė pastebi, jog dažnai nuomininkai renkantis biurą daugiausiai dėmesio skiria kvadratinių metrų kainai, neatsižvelgdami į visą mokamą sumą ir su ja susijusias išlaidas.
„Toks požiūris gali būti klaidingas. Galutinis biuro kainos ir funkcionalumo santykis priklauso ne tik nuo nuomos kainos už kvadratinį metrą, bet ir nuo ploto efektyvumo, įrengimo kaštų bei galimų nuolaidų.
Pavyzdžiui, pigesnio kvadratinio metro projektas gali reikalauti brangesnio įrengimo arba turėti mažiau funkcionalių erdvių, todėl bendras išlaidų lygis gali būti didesnis nei iš pradžių atrodo“, – tvirtina S. Jovaišaitė.
Todėl, anot jos, šias detales verta pradėti vertinti vėlesniuose derybų etapuose, kai galima tiksliai suskaičiuoti visą projekto kainą ir lyginti skirtingus pasiūlymus. Tačiau pradžioje nereikėtų atmesti brangesnių projektų vien tik pagal kvadratinių metrų kainą.
Dažnai aukštesnė kaina gali atnešti didesnį funkcionalumą, patogesnį išplanavimą, geresnę lokaciją arba papildomas paslaugas, kurios ilgainiui tampa dideliu privalumu įmonei. Tokiu būdu priimamas sprendimas tampa ne tik ekonomiškai pagrįstas, bet ir strategiškai naudingas ilgalaikėje perspektyvoje.
Biuro vieta tampa įvaizdžio dalimi
S. Jovaišaitė pabrėžia, jog renkantis biurą didelę reikšmę turi ir vystytojo patikimumas, projekto kokybė bei tvarumo aspektai.
„Patikimas vystytojas užtikrina, kad sutartys būtų aiškios, darbai vykdomi laiku, o projektas atitiktų saugumo ir kokybės standartus. Kokybiškas projektas reiškia ne tik estetiškai patrauklias patalpas, bet ir funkcionalumą, gerą akustiką, patogias komunikacijos zonas bei patikimą infrastruktūrą“, – teigia ji.
Be to, verta įvertinti, kaip pasirinktas biuras atspindi jūsų įmonės įvaizdį ir prekės ženklą. Biuras gali tapti ne tik darbo vieta, bet ir komunikacijos priemone: tinkama lokacija, modernios ir patogios erdvės, reprezentatyvios pasitarimų salės ar bendros poilsio zonos gali sustiprinti įmonės įvaizdį tiek tarp darbuotojų, tiek tarp klientų ar partnerių.
Tokie verslo centrai, kaip britų architektūros legendos Richardo Rogerso įkurtos studijos RSHP projektuota „Sąvaržėlė“, gali siūlyti įmonių poreikius atitinkančias erdves unikaliose lokacijose su išskirtine architektūra.
Projekte, įkvėptame „high-tech“ stiliaus, estetiškai atrodančios pastatą laikančios struktūros leidžia efektyviai išnaudoti patalpų plotą. Tokia architektūra užtikrina maksimalų natūralų apšvietimą darbo erdvėse, o dideli aukštų plotai leidžia komandoms dirbti vientisose erdvėse, neskaidant jų per skirtingus aukštus.
„Toks biuras ne tik didina darbuotojų motyvaciją, skatina produktyvumą, bet ir prisideda prie teigiamo įmonės įvaizdžio kūrimo, rodydamas, kad jūsų organizacija rūpinasi darbuotojų komfortu, inovatyvumu ir tvarumu“, – pabrėžia ekspertė.
Skirkite laiko paieškos ir persikėlimo procesams
Pasak S. Jovaišaitės, prieš pradedant relokacijos projektą svarbu įvertinti ir dabartinius sutartinius įsipareigojimus.
„Jei ieškote naujo biuro iki 300 kv. m. ploto, dažniausiai pakanka pradėti paiešką likus 4–8 mėnesiams iki dabartinės sutarties pabaigos. Tuo tarpu didesniems biurams planavimas reikalauja daugiau laiko. Įprastai reikia skirti apie tris mėnesius paieškai, du mėnesius sutarties derinimui, iki trijų mėnesių projektavimui ir iki pusės metų biuro įrengimui“, – teigia ji.
Šie scenarijai atspindi optimalų laiką, tačiau praktikoje pasitaiko ir greitesnių sprendimų. Pakankamas laiko rezervas leidžia be streso išsirinkti tinkamiausias patalpas ir susitarti dėl sutarties sąlygų, taip užtikrinant sklandžią persikėlimo eigą.
